documentation informatique & cartographie unifiées

Documentation informatique : une meilleure connaissance pour une meilleure maîtrise

La documentation informatique joue un rôle essentiel pour garantir le bon fonctionnement et la pérennité des systèmes d’information (SI). Pourtant elle n’est souvent pas une priorité pour les services informatiques.

Complexité, manque de temps ou de cadre, les freins que présente une approche traditionnelle de documentation informatique sont nombreux. Il est donc temps pour les équipes IT d’adopter une démarche de documentation informatique automatisée et unifiée.

Qu'est-ce que la documentation informatique, ou documentation du système d'informations ?

La documentation informatique, ou ITIL (Information Technology Infrastructure Library), consiste en la création et la conservation de documents et d’informations concernant tous les composants, configurations, procédures et interactions au sein d’un environnement informatique. Elle vise à rendre le SI transparent, accessible et compréhensible pour toutes les parties prenantes.

Pourquoi documenter son SI ?

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises négligent encore la documentation du SI, préférant une approche informelle où chaque service ou collaborateur gère ses propres informations. Cependant, cette approche peut mener à des zones d’ombre et à une connaissance partielle de l’infrastructure, ce qui entraîne des risques majeurs :

Des temps d’intervention plus longs en cas d’incident, car il faut d’abord déterminer l’emplacement du problème.
Un risque d’impact en cascade dû à une mauvaise connaissance, ce qui peut entraîner des interventions inefficaces ou incorrectes.

Connaissance du SI pour plus d'efficacité et de productivité

Une documentation du SI structurée présente de nombreux avantages :

Elle offre une connaissance unifiée du SI pour tous les acteurs internes et externes, favorisant une meilleure communication et une résolution plus rapide des problèmes.
Elle fournit un accès à une base de connaissances et à un historique pour les nouveaux membres de l’équipe ou les prestataires externes, facilitant l’intégration et la passation des connaissances.
Une connaissance granulaire de l’architecture informatique est essentielle pour les projets d’évolution, de migration ou de refonte du SI, garantissant une planification précise et une mise en œuvre sans accrocs.
La documentation appropriée permet d’éviter l’accumulation de dette technique en identifiant les zones nécessitant une mise à jour ou une amélioration.

Documentation informatique : Une exigence pour la certification ISO 27001

Dans de nombreuses industries, la certification ISO 27001 est essentielle pour démontrer la conformité en matière de sécurité de l’information. La documentation structurée du SI est un prérequis pour cette certification, car elle démontre la gestion rigoureuse des informations sensibles et des données.

Comment mettre en place, ou optimiser, sa stratégie de documentation informatique ?

La mise en place d’une documentation efficace nécessite une approche méthodique. Voici quelques bonnes pratiques pour démarrer :

Implication des parties prenantes : Il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes, du DSI aux techniciens en passant par les administrateurs et les architectes. Chacun doit comprendre l’importance de la documentation pour le bon fonctionnement du SI.
Créer un cadre unifié : Mettez en place des processus et des modèles (templates) granulaires pour différents types de documentation. Ces modèles devraient spécifier les informations à renseigner, créant ainsi une cohérence au sein de la documentation.
Centralisation de la documentation : Assurez-vous que la documentation est centralisée et accessible à tous les acteurs pertinents. Cela garantit que les informations sont à jour et facilement accessibles en cas de besoin.

Quels éléments du système d'informations documenter ?

Pour garantir une compréhension approfondie du SI, certains éléments clés doivent être documentés :

Composants matériels du SI : Cela inclut les détails sur les serveurs, les switchs, les routeurs, les PC, les imprimantes, les onduleurs, etc.
Paramétrage du réseau : Documentez les configurations de réseau, y compris les VLAN, ainsi que les liens et les dépendances entre les différents composants du SI.
Procédures et contacts : Incluez les étapes à suivre et la chaîne de décision pour différentes actions. Cela garantit que tout le monde suit des procédures uniformes.

Quels types de documentation informatique stocker ?

Une variété de documents est nécessaire pour couvrir tous les aspects du SI. Voici quelques exemples :

Documentation constructeur : Les manuels et documents fournis par les fabricants sont essentiels pour comprendre en détail chaque composant.
Manuels d’exploitation : Ces documents décrivent les configurations, les procédures de sauvegarde, les licences, les niveaux de support technique, etc.
Procédures d’installation et d’arrêt : Documentez les étapes d’installation et d’arrêt pour permettre à d’autres personnes d’effectuer ces tâches si nécessaire.
Rapports d’intervention : Enregistrez les interventions passées pour référence future.
Contacts prestataires et hotline : Gardez une liste de contacts pour les prestataires de maintenance ou les hotlines en cas de besoin.
Cahiers de recette et de test : Documentez les résultats des tests et des recettes pour valider le bon fonctionnement.
PRA/PCA (Plan de Reprise d’Activité/Plan de Continuité d’Activité) : Ces plans cruciaux doivent être documentés pour assurer une réponse efficace en cas de catastrophe.

Documenter son SI avec SHWETT

Lorsqu’il s’agit de documenter un système d’information complexe, une approche innovante et automatisée peut grandement simplifier et améliorer le processus. SHWETT, une solution évoluée de documentation du SI, offre une méthodologie révolutionnaire pour documenter de manière exhaustive et efficace. Voyons de plus près comment SHWETT peut transformer la manière dont vous documentez votre SI.

Cartographie automatique

L’un des défis majeurs de la documentation du SI réside dans la collecte d’informations précises et à jour concernant les composants matériels et logiciels, ainsi que leurs interactions. SHWETT propose une solution de cartographie automatique qui simplifie ce processus fastidieux :

Détection automatique des éléments du SI : SHWETT utilise des mécanismes de détection automatisée pour identifier tous les composants du SI, des serveurs aux périphériques en passant par les équipements réseau. Cela élimine le besoin d’identifier manuellement chaque composant.
Typage automatique des éléments détectés : SHWETT va au-delà de la simple détection en attribuant automatiquement des informations clés à chaque élément détecté. Les informations telles que le constructeur, le modèle, l’adresse IP, l’adresse MAC et même les détails de configuration tels que le nombre de cœurs, la RAM et la mémoire sont collectées et enregistrées.
Détection automatique des liens et dépendances : SHWETT identifie les liens et les dépendances entre les éléments du SI. Cela permet de visualiser comment les différents composants interagissent et de comprendre les implications en cas de modification ou d’incident.
Mise à jour automatique : L’un des avantages majeurs de SHWETT est la mise à jour automatique de la documentation. Les informations sont actualisées en temps réel, évitant ainsi les interventions manuelles chronophages et les risques d’erreurs ou d’omissions. Cela garantit que votre documentation est toujours précise et à jour.

Accès unifié à la documentation

Une fois que les éléments du SI sont cartographiés et que les informations sont collectées, SHWETT offre une interface unifiée pour accéder à ces informations, et à votre documentation personnalisée :

Accès via la vue en 3D du SI : SHWETT propose une représentation visuelle en 3D de votre SI. Lorsqu’un incident survient ou que des informations sont nécessaires, il suffit de naviguer dans cette vue pour trouver rapidement l’élément en question.
Accès en 1 clic à l’historique et aux procédures : En cas d’incident sur un élément, SHWETT permet un accès instantané à l’historique des interventions et des incidents antérieurs liés à cet élément. De plus, les procédures de dépannage et de redémarrage sont accessibles en un clic, facilitant ainsi la résolution rapide des problèmes.
Accès direct aux consoles de gestion : SHWETT propose un accès direct aux consoles de gestion des différents éléments, qu’il s’agisse de connexions HTTP, HTTPS, SSH ou RDS. Cela permet une intervention rapide et ciblée en cas de besoin.
Requêtes pré-définies ou personnalisées grâce à ChatGPT : SHWETT intègre la puissance de ChatGPT pour permettre des interactions avancées. Vous pouvez effectuer des requêtes prédéfinies ou même poser des questions personnalisées sur des procédures courantes, et obtenir des réponses détaillées.

La documentation du SI avec SHWETT révolutionne la manière dont les entreprises gèrent et maintiennent leur infrastructure informatique. Grâce à la cartographie automatique, à l’accès unifié à la documentation et à l’intégration de ChatGPT, SHWETT rend la documentation plus efficace, précise et accessible. En adoptant cette approche innovante, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais également réduire les risques et les temps d’intervention en cas d’incident, contribuant ainsi à une meilleure gestion globale de leur système d’information.